Les entreprises doivent trouver un meilleur équilibre entre qualité de service et réduction des coûts des voyages.

Une majorité de directeurs financiers ne sont pas satisfaits de la manière dont les coûts de déplacement sont gérés actuellement dans leur société. Au-delà des coûts de déplacement directs, les cadres financiers s'intéressent aux avantages générés par les nouvelles technologies de gestion des déplacements, la productivité des salariés et l'excellence du service, il s'avère que moins de 40% des directeurs financiers sont satisfaits des niveaux d'économie réalisés par les programmes de gestion des déplacements professionnels au sein de leur société.

Des lacunes en matière de gestion des coûts des déplacements professionnels

Cette étude est le résultat d'une recherche réalisée auprès des directeurs financiers en Europe, aux États‑Unis et en Asie - Pacifique dans différents secteurs de l'industrie et comprend une enquête sur leur opinion au niveau de la gestion des déplacements professionnels - un domaine qui, à ce jour, n'a pas été largement exploré. Il a révélé que, si les directeurs financiers analysent clairement les voyages au travers du filtre du contrôle des coûts, la gestion des coûts des déplacements n'a que peu contribué aux programmes généraux de contrôle des coûts des entreprises.

Les directeurs financiers considèrent que les gestionnaires des voyages d'entreprise devraient mieux équilibrer les notions de qualité de service au niveau des voyages et réduction des coûts, en économisant par le biais de négociations avec leur fournisseur et en ayant une vision plus rigoureuse des coûts des déplacements à travers l'ensemble de l'entreprise. Les directeurs financiers souhaitent également que leurs équipes de gestion des voyages améliorent la productivité des salariés et l'intégration des systèmes Iinformatiques de l'entreprise.

De meilleurs outils pour gérer les dépenses

Les principales conclusions sont particulièrement pertinentes au regard des incertitudes actuelles liées aux difficultés économiques, où les sociétés s'efforcent de réduire leurs coûts sans pour autant compromettre leurs standards. Près des deux tiers des directeurs financiers interrogés ont cité les outils de réservation en ligne (63%) et les outils de reporting des dépenses automatisés (66 %) comme ayant un potentiel d'économies de coûts allant de moyen à élevé.

Les directeurs financiers souhaitent que les gestionnaires de voyage privilégient la productivité du personnel en économisant le temps des salariés avant le voyage (planification et réservation), pendant les voyages et à leur retour (reporting et réconciliation des dépenses) afin de réduire les coûts indirects d'un voyage.

Plus forte intégration de la gestion des dépenses dans celle des déplacements

Il s'avère que 71% d'entre-eux estiment qu'il est très important d'intégrer les technologies de gestion des déplacements aux systèmes de gestion de dépenses, toutefois ils ne sont que 18% à reconnaître que leur société possède des systèmes fortement intégrés. L'intégration à d'autres systèmes de l'entreprises tels que la planification des ressources de l'entreprise et les bases de données des ressources humaines est également considérée comme un élément important dans la mission globale de la gestion des coûts de déplacement mais, là encore, la réalisation est à la traîne.

Trois directeurs financiers sur quatre pensent que les gestionnaires des voyages devraient se concentrer sur l'amélioration des relations clients. L'étude montre que c'est un secteur où ceux qui tiennent les cordons de la bourse des entreprises considèrent que les équipes charées de la gestions des voyages ne sont actuellement pas suffisamment performantes.

Une vision unique des informations relatives aux voyages au sein de l'entreprise favorisera les négociations avec les fournisseurs et amènera un meilleur soutien de la part des départements financiers en permettant d'apporter des conseils en matière d'amélioration de la rentabilité plus fondés sur des faits, d'obtenir un contrôle des coûts plus rigoureux grâce à un suivi des frais de déplacement par projet ou individu et en offrant la capacité d'établir des budgets et des prévisions plus efficaces

Le rapport a également révélé que plus de 50 % des directeurs financiers ne sont pas encore totalement convaincus des avantages pour l'entreprise des voyages «verts». Seuls 27% des personnes ayant répondu à l'enquête considèrent que la relation entre les départements du service voyages de l'entreprise et les directeurs financiers sont très efficaces, même si ce sont ces derniers qui prennent, en dernier ressort, les décisions en matière de budget et d'investissement sur les technologies relatives aux déplacements.

Les gestionnaires des voyages d'entreprise peuvent utiliser le rapport comme un guide pratique pour parler le même langage que leurs interlocuteurs des départements financiers et leur présenter des dossiers économiques pertinents pour l'investissement dans des programmes de gestion des déplacements avec une bonne combinaison des arguments relatifs aux coûts, aux standards et à la valeur.