Améliorez votre efficacité au bureau
L'utilisation des nouvelles technologies et en particulier de la messagerie électronique ne présente pas que des avantages. Mal exploitée, elle peut faire perdre de précieuses minutes, engendre un risque de surmenage et n'apporte rien de plus.
L'organisation à but non lucratif "Information Overload Research Group" fondée par des entreprises actives dans les nouvelles technologies telles que Google, Microsoft, IBM et Intel tirent sur la sonnette d'alarme. Il faut dire qu'elles ne veulent pas scier la branche sur laquelles elles sont assises. Elles veulent mettre en garde les utilisateurs de l'informatique et d'Internet pour qu'ils profitent au mieux des nouvelles technologies. Le commun des mortels et les professionnels ne doivent pas, selon elles, se laisser distraire de leur travail par les messages qui leur sont envoyés à tout heure du jour et de la nuit et qui annoncent leur arrivée par un petit bip.
Tous ceux qui ne conforment pas à des règles très simples perdront de précieuses minutes à renvoyer un message pour demander des précisions qui risque d'arriver inéluctablement à la suite d'autres remarques si leur contenu n'est pas clair ou à renvoyer un message pour préciser leur intention réelle.
Un tel comportement fera aussi perdre un temps fou à ceux qui prendront la peine de lire des messages qui ne leur sont pas destinés.
Et en jetant un coup d'oeil à tout bout de champ à leur boîte de réception, ils seront interrompu dans le cours de leur réflexion sur le sujet primordial de leur travail en cours. Ils devront ensuite prendre le temps de se remettre dans le bain et à se reconcentrer sur celui-ci après avoir été importuné par un message électronique anodin.
En matière d'efficacité dans l'utilisation de la messagerie électronique, la recette tient en cinq points:
- débrancher les alarmes qui s'activent quand un message arrive dans sa boîte aux lettres électronique
- lire attentivement les messages jusqu'à la dernière ligne en restant parfaitement concentré avant d'envoyer une réponse
- circonscrire la lecture des messages à une plage horaire limitée et bien définie sans dévier de celle-ci
- n'envoyer des e-mails qu'aux seuls destinataires concernés et énoncer ceux-ci de manière claire et précise
- écrire de manière concise et parfaitement compréhensive et limiter chaque mail à un seul sujet.






