Pour un code de conduite dans l'utilisation du courriel

Tout le temps que l'on gagne grâce à la messagerie électronique peut-être anéanti à cause des inconvénients qu'elle induit. Suivre quelques règles élémentaires permet pourtant de ne pas trop en pâtir.

Les gens passent la moitié de leur temps le nez plongé dans leur messagerie électronique, ce mode de communication constituant aujourd'hui sans conteste le principal vecteur de transmission des informations. Si ce dernier s'avère particulièrement efficace dans de nombreux cas, il peut pourtant devenir également envahissant. A tel point que certaines études ont démontré qu'il constituait l'une des dix principales causes de stress au travail.

Les habitudes de travail ont fondamentalement changé dans la vie quotidienne des gens. Plus d'un tiers de la population admet avoir pris l'habitude d'envoyer un e-mail plutôt que de communiquer verbalement.

La moitié des messages reçus par Internet ne sont pourtant d'aucune utilité pour le travail. C'est en fait le revers de la médaille d'un outil professionnel qui pourrait par ailleurs se révéler très utile pour régler rapidement certains problèmes rencontrés dans le cadre de son travail.

Parmi les autres travers de la messagerie électronique, il faut aussi mentionner que 77% des personnes consultent leur boîte aux lettres électronique de manière compulsive. Et finalement, les collaborateurs perdent typiquement 10% de leur temps de travail à gérer des e-mails non sollicités.

Pierre-Henri Badel

Les règles à respecter

1. Consacrez une période clairement définie de votre journée pour consulter votre courriel.
   
2. Effacez immédiatement tous les messages qui ne présentent aucun intérêt pour vous en les envoyant directement à la poubelle ([Ctrl]+ [Del]).
   
3. Ne répondez jamais à des messages dont vous ne connaissez pas les auteurs ou qui ne se sont pas clairement identifiés.
   
4. Relisez soigneusement votre message et assurez-vous qu'il contient toutes les informations indispensables (qui, quoi, quand, comment) à leur traitement. Contrôlez aussi que les pièces à annexer soient effectivement jointes à vos messages.
   
5. Si vous devez envoyer un message à un groupe englobant une multitude de personnes ne se connaissant pas forcément, mettez leurs adresses dans la ligne cci (copie carbone invisible). De cette manière, vous limitez les risques de prolifération des messages non sollicités; les destinataires resteront invisibles, évitant ainsi que leurs adresses soient utilisées en vue de les bombarder de messages indésirables qui font perdre beaucoup de temps à chacun.
   
6. Evitez de joindre des fichiers très volumineux à vos messages. Gravez-les sur un CD et expédiez-les par la poste si vous être absolument obligés de leur conserver leur taille. Sinon, réduisez-en la lourdeur, par exemple en diminuant leur résolution avec un logiciel de gestion d'images s'il s'agit de photos ou d'illustrations. Une autre solution consiste à utiliser une connexion FTP avec un serveur dédié à cet effet.