Gestion du temps: passez à l'action
Si nous ne réagissons qu'après que les événements se sont produits, sans avoir tenté de les devancer, c'est que notre cerveau fonctionne selon le principe de l'intelligence réactive. Imaginez que vous vouliez imprimer une lettre un vendredi- et que votre imprimante refuse de fonctionner. Vous en déduirez aussitôt que la cartouche d'encre est vide, et qu'il faudra vous en procurer une nouvelle.
L'intelligence proactive en revanche voudrait que, au moment précis où vous passez devant le rayon des cartouches lors de vos achats habituels, votre subconscient vous suggère que votre imprimante a parfaitement fonctionné depuis plusieurs semaines et que, expérience faite, elle pourrait bien se retrouver à sec dans les dix jours qui suivent. Par mesure de précaution, vous achèterez donc un nouveau jeu de cartouches. Vous admettrez volontiers qu'un tel réflexe est beaucoup plus productif.
Les points faibles de l'intelligence réactive
L'intelligence réactive consiste à ne remarquer qu'un enfant est tombé dans la piscine que lorsqu'il s'y trouve réellement, alors que cet incident aurait pu être évité en agissant auparavant. Dans le milieu professionnel, un tel comportement réactif vous fait perdre beaucoup de temps et freine énormément votre productivité. Essayons d'analyser les situations en gardant la tête froide avec, à l'esprit, l'anecdote de l'imprimante.
Le premier inconvénient lié à cet exemple réside dans le fait que vous n'avez pas pu poster votre lettre ce fameux vendredi, ce qui vous oblige à ressortir votre dossier au retour du week-end. D'autre part, vous aurez probablement déçu votre client qui s'attendait à recevoir le courrier promis ce lundi.
Enfin - un authentique facteur de déficit de productivité - vous décidez quand même de vous rendre en ville pour acheter une cartouche d'encre de rechange. Pour ce faire, vous aurez besoin de 30 minutes ou peut-être même d'une heure. L'adage «Quand on n'a pas de tête, on a des jambes» est ainsi une nouvelle fois vérifié! Un temps précieux que vous auriez pu consacrer à une tâche plus essentielle.
L'intelligence active clans la réalité quotidienne
Une fois que l'on a pris conscience des lacunes de l'intelligence réactive dans la vie quotidienne, il s'agit de maîtriser ce phénomène en adoptant le principe du comportement actif. Il est vendredi soir. Vous descendez à la cave et constatez que vous n'avez plus de bouteilles d'eau en réserve. Une petite voix se fait alors entendre: «Demain matin, je ne me souviendrai peut-être plus qu'il manque de l'eau», et vous incite à agir en conséquence. Vous déposez donc la caisse de bouteilles vides devant la porte, sans qu'il ne soit possible de sortir le lendemain sans la voir. Aucun risque alors d'oublier d'en acheter. On voit donc qu'en plaçant un pense-bête à un endroit stratégique dans le cadre d'une action que nous allons inéluctablement entreprendre, nous améliorons nettement l'efficacité de notre quotidien.
Imaginez encore que votre maison comporte deux portes d'entrée et que vous sortiez toujours par la même pour aller faire vos achats. C'est bien là que vous déposerez votre caisse de bouteilles vides et non ailleurs. Car l'autre porte, vous l'empruntez pour vous rendre au jardin, à proximité de laquelle vous rangerez votre sécateur que vous n'aurez plus à chercher. Quant à la pièce de rechange nécessaire à réparer le tuyau d'arrosage, vous la placerez juste à côté, de manière à ne pas oublier de procéder à cette opération, avant la prochaine sécheresse.
Très utile dans le contexte professionnel
L'outil qui permet de nous affranchir de l'intelligence réactive a pour nom: liste de tâches contextuelles. Si quelqu'un vous conseille de jeter un coup d'œil sur un site Web, notez-le immédiatement dans la liste des tâches sous le titre Internet. Chaque fois que vous allumerez votre ordinateur, vous pourrez aller voir ce que vous devez faire dans la journée.
Et la prochaine fois que vous attendrez à l'aéroport entre deux avions, profitez-en pour exploiter ce laps de temps. Consultez alors la liste des appels téléphoniques urgents et liquidez ainsi quelques problèmes en suspens. De cette manière, vous aurez déjà fait le premier pas qui vous permettra de travailler en devenant nettement plus productif.
(c) Michel Héritier, www.adi-presse.ch
Savoir gérer son temps
Une règle d'or s'impose si l'on désire s'aménager suffisamment de temps pour liquider ses travaux en souffrance: ne pas se laisser déranger. D'abord par ceux qui veulent vous vendre quelque chose au téléphone ou obtenir un renseignent qu'ils ont la paresse de chercher eux-mêmes.
- Pour éviter d'être interrompu à tout bout de champ par ses collègues ou collaborateurs, il suffit de savoir aménager des plages horaires spécialement conçues à cet effet. Et de les communiquer très largement. Du coup, la moitié des demandes vont s'évanouir car, comme vous ne serez pas disponible, les gens vont apprendre et prendre l'habitude de se débrouiller eux-mêmes. Ceux qui ont besoin de vos directives ou de vos conseils prépareront mieux leur entretien et noteront toutes les ou instructions qu'ils attendent. Ainsi, les entretiens seront moins nombreux, plus enrichissants mais pas forcément plus longs. Pour cela, il faudra peut-être appliquer la technique de la porte fermée ou de la du téléphone.
- Si des appels téléphoniques répétés se succèdent à intervalles trop brefs, demander que l'on vous envoye un courrier mentionnant la requête en question. Cela les endiguera à coup sûr. Veillez pourtant à appliquer ces techniques avec pertinence car se retrancher trop souvent dans sa tour d'ivoire coupe le contact avec la base.
- Essayez ensuite de toujours achever une tâche que vous avez commencé. Rien ne vous fera autant perdre de temps que de devoir reprendre un dossier qui est moitié avancé. Il faudra se remettre dans le bain, réétudier son contenu, essayé de se souvenir la raison qui nous avait fait le mettre de côté et reprendre les contacts indispensables à l'achèvement de cette tâche.
- Avant de décrocher votre téléphone, veuillez noter soigneusement le but de celui-ci, les questions à poser et l'objectif à atteindre. Rien n'est plus génant de devroir rappeler la personne que l'on vient de déranger pour lui poser une question complémentaire.
- Notez soigneusement les réponses et renseignements obtenus au cours d'un téléphone sur une fiche ou un journal de conversation, avec la date et le dossier que cela concerne.
