Les principaux travers de la réunionite

Ce n'est pas en décidant de supprimer les réunions que l'on y gagnera forcément en productivité, révèle une enquête du cabinet de conseil en personnel Robert Half.

Les réunions peuvent être une bonne occasion de prendre des décisions importantes, de tenir tous les acteurs au courant d'un projet, ou de développer de nouvelles idées. Mais environ un tiers de toutes les séances agendées sont considérées comme superflues par les experts financiers helvétiques. Tel est le résultat de l'étude Workplace Survey 2009 réalisée par le spécialiste du recrutement Robert Half qui a interviewé plus de 6000 employés et gestionnaires financiers dans quelque 20 pays.

De multiples motifs d'insatisfaction

Une réunion chasse la suivante alors que le travail s'accumule sur leur bureau: aux yeux des cadres financiers helvétiques, les réunions professionnelles sont souvent une obligation qui n'est pas utile. Pour eux, 38,8% de toutes les échéances auxquelles ils doivent se plier ne sont, à leur avis, pas nécessaires.

Les raisons de l'insatisfaction évoquées par la plupart des cadres financiers en ce qui concerne les réunions sont multiples. Elles résident principalement dans la constellation des participants à ces réunions. Ainsi, 44% des gestionnaires financiers critiquent la présence d'employés dont la participation est inutile et 43%, la longueur des débats qui dépassent le cadre du véritable sujet. La mauvaise préparation de leur interlocuteur (37%) ou les motifs peu clairs de la réunion (34%) conduisent à des réactions d'insatisfaction chez de nombreuses personnes.

L'absence de réunions ne rend pas forcément plus productif

Pour éviter le marathon des réunions quotidiennes, 36% des entreprises ont décrété qu'il n'y aurait pas de réunion pendant une journée de la semaine. Dans 26% des cas, cette mesure s'applique à l'ensemble du personnel et 10%, seulement à certains départements. Mais même si les réunions peuvent s'avérer fastidieuses et inefficaces, les experts financiers sont divisés quant à l'amélioration de leur productivité quand ils ne sont pas interrompus par de telles réunions. Ils sont 47% à estimer qu'une journée de travail par semaine sans réunion leur permettrait bien de travailler en toute quiétude et sans interruption mais que, en réalité, cela n'aurait pas d'incidence significative sur leur productivité. En revanche, une proportion tout aussi élevée de personnes interrogées considère qu'une journée sans rendez-vous engendre une meilleure productivité.

«Les réunions sont certes importantes, mais leur nombre devrait être limité» reconnaît Sven Hennige, Managing Director pour l'Europe centrale chez Robert Half International. «Pour assurer le succès d'une réunion, sa raison d'être devrait être clairement signifiée. Son ordre du jour doit être bien structuré, l'animateur devant surveiller que les participants s'y tiennent scrupuleusement. L'objectif d'une réunion doit être de déboucher sur des résultats. Et s'il faut simplement informer les participants à un projet d'un point unique, il suffit de le faire au moyen d'un courriel.»

Claude Duval

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Conseils pratiques pour rendre les réunions plus productives

• Limiter la durée des réunions à 30-45 minutes, au-delà, la concentration des participants risquant de s'émousser.
• Organiser des réunions dans le cadre de repas d'affaires, ce qui permet d'utiliser l'heure du dîner de manière plus productive et de limiter automatiquement la durée de la réunion à celle du repas.
• Pour les réunions régulières, il faut demander à l'avance aux participants les points qu'ils aimeraient voir traités à l'ordre du jour. Si personne ne propose de sujet, la réunion pourrait être annulée.
• Il convient de fixer un temps de parole pour chaque point fixé à l'ordre du jour, l'animateur de la réunion veillant à ce que ce temps ne soit pas dépassé.
• Si l'ordre du jour de la réunion est envoyé à l'avance à tous les participants, ils ont la possibilité de se préparer aux sujets qui y seront débattus et pourront apporter des réponses plus précises et pertinentes.
  Si certains points de l'ordre du jour ne peuvent être suffisamment débattus en raison de l'absence de certains participants ou par manque d'informations importantes, il faut immédiatement les reporter à une réunion ultérieure. Dans une telle situation, il faut confier la tâche à l'un des participants de se préparer à donner des précisions sur le point en question afin qu'il puisse être abordé en toute connaissance de cause lors de la prochaine réunion.