Comment préparer un communiqué de presse

Dans sa fonction qui est de transmettre des informations, le rédacteur d’une publication pose quelques conditions en ce qui concerne le contenu d’un texte destiné à être transmis dans ses colonnes.

Les directives ci-dessous relatives à la préparation de communiqués de presse facilitent notablement son travail au service de ses lecteurs.

Les rédactions n’ont aucune obligation de publier un communiqué de presse, car il peut être utilisé, par les rédactions comme point de départ à un article ayant une toute autre tournure. Ceci est particulièrement vrai pour des informations d’importance car les rédactions chercheront à personnaliser l’information pour qu’on ne la retrouve pas sous la même forme dans une publication concurrente.

Les conseils suivants augmentent les chances (mais ne constituent en aucun cas une garantie réelle) de publication d’un communiqué de presse.

Préalable

Un communiqué de presse doit contenir une véritable information et ne pas tout mélanger. Partir du principe qu’une information doit contenir un seul message à la fois. Chaque texte reçu au sein d’une rédaction se trouve en concurrence directe avec un grand nombre d’autres textes. Il faut donc lui donner les meilleures chances de succès. A intérêt informatif égal pour le lecteur celle qui prendra le moins de temps à être remaniée pour paraître sous une forme acceptable est celle qui trouve le plus tard possible le chemin de la corbeille à papier. Et, plus elle restera longtemps sur le bureau ou dans les dossiers des rédacteurs, plus elle aura de chance de passer. Identification

Un communiqué de presse doit absolument être identifiable en tant que tel au moyen d’un surtitre correspondant ("Communiqué de presse"). Un communiqué de presse doit en outre être impérativement daté.

L’élimination de tout élément publicitaire

Un communiqué de presse n’est pas de la publicité. Tout ce qui est de la pure publicité appartient aux annonces (payantes). Si cela prend trop de temps pour retravailler entièrement une information qui contient beaucoup de publicité déguisée, le communiqué passera immédiatement à la corbeille.

Utiliser le nom de l’entreprise et les marques de fabrique avec modération (pas de répétition inutile, par l’emploi de capitales pour ces indications).

La forme

Le texte doit être concis (pas de répétitions inutiles, ni besoin "d’allonger la sauce") et adapté au type de média visé. Il faut aller droit au but et ne pas s’attarder à des considérations trop générales. Evitez les comparaisons relevant de l’interdiction de faire de la publicité comparative (votre produit est meilleur que celui de la maison X).

Le texte doit être dans la langue de la publication dans laquelle on s’attend à ce qu’elle soit publiée. Ne vous attendez pas à ce que les rédactions traduisent systématiquement les textes que vous leur envoyez dans une autre langue. Il se pourrait qu’elles le fassent mais dans ce cas également, il faut que cette information soit d’une importance suffisante et qu’elle ne se trouve pas en concurrence avec une information semblable ou similaire disponible dans la langue de la publication.

Il se pourrait que des rédactions vous demandent de prendre en charge ses frais de traduction s’ils la jugent malgré tout digne d’intérêt pour leurs lecteurs. Ceci est tout à fait compréhensible et doit être considéré comme un service rendu par la revue puisqu’elles subissent malgré tout des pertes de temps (dont elles aimeraient bien se passer).

Le texte doit être formulé clairement (pas de charabia ou de jargon technique trop spécifique). Complétez une éventuelle version détaillée par une version synthétique.

La structure du texte doit se faire de manière modulaire avec des paragraphes distincts que l’on peut éliminer au besoin (structure du crescendo). Il faut avoir des titres brefs et très parlants. Pour les textes plus longs, prévoir des sous-titres. Proposer plusieurs titres à choix et indiquer éventuellement le nombre de caractères (calibrage du texte).

La présentation

Utilisez du papier machine à écrire neutre (pas de fioritures) de format A4. Le texte doit être écrit uniquement au recto en caractères dactylographiques (Courier), avec un large interligne (1 à 2) et de larges marges des deux côtés. Chaque feuille doit mentionner la raison sociale de l’entreprise, son adresse, son numéro de téléphone et les nom et prénom de la personne compétente pour donner des informations complémentaires. Ces indications doivent absolument être mentionnées sur le même document que le texte du communiqué (l’adresse de l’expéditeur qui se trouve sur l’enveloppe ne suffit pas, car elle peut être égarée). S’il y a plusieurs feuilles, les numéroter, mais ne pas les agrafer.

Joindre de bonnes illustrations

Pour rendre leur publication attrayante, les rédacteurs cherchent à les illustrer le plus et le mieux possible. Ils sont donc friands de bonnes photos et d’illustrations (schémas, dessins). Joindre des photos originales non tramées (pas de photos découpées dans des prospectus, catalogues ou autres documents imprimés).

Aujourd’hui, toutes les photos sont envoyées sous forme électronique soit par messagerie électronique ou sur un support numérique (CD, DVD, clé USB, etc.). Il faut cependant qu’elle soient d’une parfaite qualité, d’une taille suffisante et leur résolution doit être adaptée aux supports auxquels ils sont destinés. Les quotidiens se satisfont en général d’une résolution de 100 points par pouce (ppp ou dpi, abréviation de «dots per inch ), alors que les magazines exigent des résolution au moins trois fois plus élevées (300 dpi). Quant aux sites Web, une résolution de 72 dpi est la norme.

Les légendes des illustrations doivent être mentionnées sur une étiquette écrite à la machine à écrire, au crayon ou au stylo (pas de feutre ou de tampon, car ils «bavent» et risquent de maculer les documents) apposée au dos de celles-ci.

L’envoi des communiqués de presse

Les communiqués de presse doivent être envoyés avec parcimonie. Ce n’est pas en «bombardant» les rédactions avec des montagnes de communiqués que l’on a plus de chance de les voir paraître. Au contraire. Ne jamais envoyer dans la même enveloppe plus de trois textes différents. Si on envoie les communiqué de presse par Internet, ce qui est toujours plus fréquent, ne pas oublier de mettre les destinataires en «cci» (copie carbone invisible, car ils ne verront pas à qui vous envoyez ces textes et leur adresse e-mail ne sera pas divulguée à une multitude de destinataires, et multiplie les risques d’envoi de spamm par ceux qui profitent de collecter le maximum d’adresses de courriel pour inonder le monde avec des messages non sollicités.

Droits des rédactions

En cas de publication dans la partie rédactionnelle d’un organe de presse, la rédaction se réserve toujours le droit de raccourcir le texte d’un communiqué, de le modifier (elle le fait en général pour qu’il soit plus compréhensible).

Les manuscrits et illustrations destinés à être publiés et non sollicités par les rédactions ne sont retournés que si l’expéditeur le demande expressément (et encore), souvent sans garantie. Dans bien des cas, les rédactions conservent les photos non sélectionnées immédiatement ou envoyées en surnombre dans leurs archives et il arrive qu’elles les utilisent dans un autre contexte (parfois très différent). Ne pas s’en offusquer, car c’est un service que vous leur rendez et elles vous en seront reconnaissantes un jour ou l’autre. Vous pouvez le leur rappeler à l’occasion de manière polie et avec beaucoup de doigté. Cependant, n’insistez pas trop et n’exigez pas de contrepartie, ce qui aurait un effet contraire.

La société ou personne qui adresse des documents à une rédaction engage sa responsabilité en ce qui concerne le droit de reproduction des textes et des photos (copyright) ainsi que les honoraires associés, si ces documents n’ont pas été réalisés par l’expéditeur.

Date de parution

Rien n’exaspère davantage les rédactions que les appels téléphoniques de personnes désirant savoir quand sera publié son communiqué de presse. Et cela pour plusieurs raisons. Le rédacteur n’a jamais en tête tout ce qu’il a déjà publié, ce qu’il prévoit de publier (et qui est déjà à l’imprimerie), ce qui risque de «gicler» en dernière minute par manque de place ou à cause d’un impératif technique (par exemple publicité de dernière minute pour laquelle il faut faire de la place ou encore nombre de pages limité pour des raisons budgétaires) ou ce qui a été mis à la corbeille parce qu’une information n’a pas été jugée importante ou qu’il a déjà publié une information quasiment semblable. Celui qui agit ainsi risque d’avoir de mauvaises surprises et devoir rendre des comptes à celui à qui il a fait des promesses. Dans le doute, il s’abstiendra donc le plus souvent.

Envoi de justificatifs

Le plus souvent, les revues spécialisées envoient un ou plusieurs exemplaires justificatifs aux entreprises et personnes mentionnées dans leurs colonnes. Il s’agit-là d’un service à bien plaire qui ne peut pas être exigé par Fauteur des informations. Cette pratique n’est pas de mise dans les quotidiens. Si l’on veut absolument savoir où et quand ont été publiées des informations envoyées, il ne reste plus qu’à parcourir les publications auxquelles on a envoyé des informations (et éventuellement s’y abonner), ou faire appel à un service spécialisé de coupure de presse (Argus de la presse).

Press Book

Le succès d’une campagne de communication se mesure au nombre de coupures de presse que l’on peut accumuler. On les regroupera dans un «Press Book» (papier ou électronique) en ne manquant pas de préciser le nom de la publication, la date de parution et éventuellement en quelle page le texte est paru, même s’il ne s’agit que de courts extraits. La réussite n’est en effet pas forcément liée à la longueur, mais à l’impact des messages dispensés. Y joindre aussi sans complexe les reflets qui seraient critiques, cela aide à fait une analyse des éventuelles erreurs dans la communication et à s’améliorer.

© Pierre-Henri Badel, www.adi-presse.ch