Les séances de décision dans l’entreprise
Écrit par Administrator Jeudi, 05 Juillet 2007 12:05
L’adaptation des structures des entreprises en fonction de l’évolution du marché implique de remettre constamment en cause les acquis d’hier. Mais cela ne peut se faire qu’avec la participation active des employés à différents niveaux de l’entreprise et ceux-ci doivent être pleinement motivés pour laisser libre cours à leurs remarques, même si elles sont parfois critiques, à leurs expériences et à leur avis sur les réactions des clients qu’ils perçoivent sur le «terrain».
Parmi les différents types de séances se tenant dans le sein d’une entreprise, il faut tout d’abord faire une distinction capitale entre deux genres de séances: les séances d’information et les séances dont le but est de dégager une décision à son issue. C’est ce dernier type de réunion qui est le plus prisé des Japonais qui ont su maîtriser la difficile équation entre la défense de l’intérêt commun avec l’épanouissement personnel au sein de l’entreprise. Il faut pourtant relever que le développement des réunions est dû en réalité moins à un désir de participation qu’à une complexité toujours plus grande des décisions à prendre.
Recherche de la dynamique de groupe
Si le déroulement des séances de décision est plus complexe que celui des séances d’information, cela tient au fait que c’est un échange d’information et de réflexion commun qui conduit à une ou plusieurs décisions, et qu’il s’agit d’une procédure «dynamique» qui doit se dérouler dans un ordre cohérent s’il veut pouvoir donner les résultats optimaux. Un dialogue doit être établi non pas uniquement pour tenir compte d’une «participation» des collaborateurs d’une entreprise, mais surtout pour créer les conditions idéales permettant que les informations adéquates arrivent sur le «tapis» sans contrainte, en toute franchise, au moment opportun, et cela sans risque de «représailles» quelconques après la séance, même si celles-ci ne consistent qu’en certains sous-entendus.
Si cela ne s’avère pas possible, on remet ainsi en cause tout le processus de dynamisation de la structure en place auquel certains s’accrochent désespérément par peur du changement ou par crainte de voir émerger des avis pertinents qui peuvent chambouler l’ordre établi des choses et des hiérarchies.
Les séances de décision et de travail en groupe
Les séances de prise de décision communes sont à la base du travail en groupe. Certains préfèrent donner le nom de «séance en team» à ce type de réunion car elle semble, par sa consonance anglo-saxonne, impliquer une meilleure participation active de toutes les parties en présence. Nous n’entrerons pas ici dans une querelle de terminologie, mais nous nous efforcerons de mettre en exergue l’aspect dynamisant d’un tel concept. Tout travail fait en commun ne peut commencer que par la volonté d’aboutir à une décision commune. Toute forme de hiérarchisation d’une décision ne peut conduire qu’à une hiérarchisation de l’exécution.
Le travail préparant la prise de décision en groupe peut se faire sur une petite échelle. Deux personnes peuvent déjà en appliquer les principes, mais son élargissement à un nombre plus élevé de participants est souvent souhaitable. La décision en commun permet en effet d’égaliser l’influence que peuvent prendre de trop fortes personnalités sur le fonctionnement de telles structures.
Une limitation numérique ne peut cependant pas être fixée arbitrairement, car elle dépend d’un très grand nombre de facteurs allant du sujet traité, de l’importance de la décision à prendre, de l’habitude des personnes pour ce genre de séances, jusqu’aux personnalités en présence, etc.
Le travail en groupe et l’organisation de l’entreprise
Le travail en groupe n’est pas qu’un mot à la mode s’attachant à une gestion d’entreprise moderne. Il s’agit d’une conception particulière de l’organisation d’une entreprise. Organiser le travail et la prise de décision en groupe n’est possible que dans des structures le permettant. Toute tentative de mettre sur pied l’organisation de séances de décision en commun risque soit de buter à un certain moment sur des problèmes de compétences, soit, si la souplesse de l’organisation de l’entreprise le permet, de nécessiter la modification des structures existantes si elles sont établies de manière trop ou très hiérarchisée.
Les avantages des séances de décision commune...
Les avantages des séances pour la prise de décision en commun sont nombreux. Parmi ceux-ci, on peut noter l’atténuation des facteurs émotifs dans la prise de décision, la prise en considération d’un nombre de facteurs importants influençant ou étant influencés par la décision, la motivation des personnes ayant influencé la décision, motivation qui se retrouve lors de l’exécution de la décision, la diminution des facteurs d’incertitude quant à la justesse de la décision, et cela à tous les échelons, la meilleure information des participants sur tous les aspects du problème traité et enfin, la création d’un esprit d’entreprise dans le cadre de la société dans laquelle de telles méthodes sont appliquées.
... et leurs inconvénients
Présenter les avantages sans mentionner les inconvénients ne serait pas rigoureux. Parmi ces inconvénients, on peut citer l’allongement des délais de prise de la décision (dans certains cas, cet argument est primordial), l’accroissement des frais engendrés par le processus de prise de décision dû au nombre plus important de personnes occupées à prendre ces décisions, la difficulté de trouver pour la séance le moment convenant à tous les participants et la difficulté d’adapter les structures de l’entreprise à ce mode de traiter les problèmes.
Pour en savoir plus Dominique Chalvin: L’entreprise négociatrice, Dunod Entreprise, Paris.
Les impératifs à prendre en compte
Quelque soit le modèle d’organisation d’une entreprise et le genre de séance, la conduite de celle-ci a une importance capitale. C’est à ce moment que la plus grande partie des personnes, si elles sont bien choisies, sont réunies en tant que support émetteur ou récepteur d’information optimal concernant le sujet abordé. En dehors de ces séances, une concentration d’échanges d’informations et d’expériences, et cela de manière multilatérale, n’est pas vraiment réalisée dans l’entreprise. Cependant, des impératifs techniques sont à prendre en considération. Le déroulement d’une séance doit également répondre à des critères sans lesquels les informations et les données nécessaires ne pourront être connues.
Les impératifs dont il faut tenir compte pour la bonne marche de la séance sont les suivants:
Avant la séance
- Faire préparer un ordre du jour officiel à communiquer aux participants, afin qu’ils sachent exactement quels sujets seront abordés et sous quels aspects ils seront traités;
- Faire rassembler et préparer par chaque participant les informations et données précises et contrôlables qu’ils possèdent touchant le sujet traité;
- Choisir judicieusement les personnes compétentes et concernées dans tous les domaines par le sujet abordé. Le fait de choisir les personnes concernées a un rôle particulièrement important, car seul ce choix judicieux permettra de réunir les conditions d’un échange de données (informations et expériences) appropriées. Ces personnes seront celles directement touchées par les problèmes soulevés et abordés, ainsi que celles ayant des activités qui, dans le déroulement des opérations d’une entreprise, peuvent ressentir les répercussions directes aux éventuelles décisions prises dans le cadre d’une telle réunion.
Tout au long de la séance
- Créer et maintenir un climat de confiance suscitant un échange franc d’idées, d’informations, de faits et d’opinions;
- Donner la possibilité à chacun de s’exprimer pour donner son avis personnel. Il n’est en effet pas toujours certain que les personnes qui ont de la peine à s’exprimer ne soient pas en possession d’information de qualité;
- Traiter tous les problèmes à fond en essayant de ne pas dévier sur des problèmes annexes et de ne pas les éluder (ne pas noyer le poisson). Pour cela, il faut cerner au mieux les problèmes devant donner lieu à une ou plusieurs décisions;
- S’assurer d’avoir toutes les données disponibles pour prendre une décision, en passant en revue tous les aspects de la question et toutes les possibilités de réunir d’autres informations sur le sujet.
A la fin de la séance
- Ne pas laisser lever la séance avant d’avoir épuisé tous les points de l’ordre du jour ou, si cela doit se faire, prévoir immédiatement une nouvelle séance permettant de traiter les points restés en suspens;
- Ne pas laisser lever unilatéralement la séance pour échapper à une prise de décision difficile ou douloureuse, ou pour ne pas laisser le temps à un avis de s’exprimer. Ces exigences permettent de rendre une séance de décision particulièrement intéressante et seront la base d’un travail commun fructueux.
