La fin des secrétaires potiches
Écrit par Pierre-Henri Badel Mercredi, 02 Juillet 2008 18:47
Voici encore quelques années, chaque fois que l'on pénétrait dans une entreprise d'une certaine importance, on nous envoyait une magnifique secrétaire pour nous accueillir dans le hall d'entrée et nous guider jusqu'au bureau du patron. Et c'est elle qui s'enquérait de nos desiderata quant au contenu de la tasse ou du verre offert pour nous faire patienter jusqu'à la venue de son chef. Cette entrée en matière fastueuse devient toujours plus rare, sauf dans les entreprises où le directeur a des habitudes que l'on estime désormais vieux jeu.
La crise économique des années 90 a en effet eu de sévères répercussions sur les emplois jugés superflus, en particulier pour les ouvriers qui n'arrivaient plus à produire des marchandises ou biens industriels à des coûts comparables aux produits fabriqués dans des pays en voie de développement. La sécurité de l'emploi a aussi souffert du fait que les actionnaires recherchent plus que jamais une rentabilité optimale pour les fonds placés dans les entreprises. Ils n'ont plus d'état d'âme sur la valeur affective que peut représenter une industrie locale forte et sûre en tant que pourvoyeuse d'emplois. Il faut dire qu'au rythme où se sont faites les délocalisations, une certaine désillusion s'est installée dans une large frange de la population.
Une profonde prise de conscience des employeurs
Au cours de ces dernières années, les effectifs des secrétaires traditionnelles ont fortement fondu en raison des réorganisations d'entreprises. Avec l'essor des nouvelles technologies, la mode est venue aux structures allégées, et cela a entraîné de multiples mutations. Les cadres ont dû s'habituer à se débrouiller seuls pour une multitude de tâches jusqu'ici assumées par une armada de «petites mains» corvéables à merci et serviles, qui obéissaient au doigt et à l'oeil aux injonctions de leurs «patrons».
Cela allait de la préparation de leur café, classement de leurs documents, nettoyage de leur téléphone, réservation du restaurant où ils allaient déjeuner, jusqu'à l'organisation de leurs voyages et de leurs vacances, en passant par la dactylographie de leurs notes, rapports, comptesrendus et autres obligations inhérentes à leurs activités au sein de leurs clubs ou activités privées. Toutes sortes de corvées que les cadres s'interdisaient bien d'effectuer eux-mêmes.
Les temps changent
Les cadres n'ont aujourd'hui plus leur belle assistante privée dont l'un des rôles principaux consistait à servir de faire-valoir, au sein de l'entreprise ou vis-à-vis de leurs clients et fournisseurs. Cela posait son homme et montrait aux autres qu'il y avait bien deux classes bien distinctes: les dirigeants et les «dirigés». Il faut dire que depuis que l'informatique et Internet sont devenus des outils incontournables dans toutes les entreprises, bien des opérations administratives se sont simplifiées. Et c'est peut-être beaucoup mieux ainsi. Car si le cadre perd un peu plus de temps à s'occuper de ses propres affaires, il y gagne souvent en autonomie et, corollaire direct, en efficacité. Auparavant, quand sa secrétaire était malade ou devait s'absenter pour des motifs personnels, c'était la panique.
Désormais, tout a changé; les cadres ont dû apprendre à s'adapter à cette nouvelle donne, et de nouvelles méthodes de travail sont entrées dans les mœurs. «Aujourd'hui, chaque employé a des fonctions opérationnelles bien précises à assumer et plus personne ne travaille que pour s'occuper de l'intendance des directeurs et chefs de division» reconnaît le chef du personnel d'une grande entreprise romande.
Un consultant en ressources humaines qui désire conserver l'anonymat évoque aussi la question en d'autres termes: «C'est la fin des secrétaires potiches. Les chefs du personnel n'ont plus qu'un mot d'ordre: trouver des personnes qui sachent travailler de manière autonome et qui fassent avancer les dossiers plutôt que des employés responsables uniquement du confort de certaines personnes et partenaires de l'entreprise».
Des responsabilités accrues
Si les habitudes ont changé, les missions des secrétaires ont aussi gagné en importance. Leurs responsabilités se sont accrues et elles doivent pouvoir répondre aujourd'hui à des sollicitations multiples de la part de la direction des entreprises. Ce n'est pourtant pas parce que les temps sont autres que le rôle de la secrétaire, de réception en particulier, s'est fondamentalement modifié. Elle a comme par le passé une importante fonction d'accueil à assumer et doit savoir faire preuve d'entregent, avoir tout le doigté voulu pour faire barrage aux opportuns, bien connaître l'organigramme et les rouages de l'entreprise, les responsables des différents services et départements, et surtout la place de chacun dans la hiérarchie.
Et depuis les récents événements survenus aux Etats-Unis, en France et même dans notre pays, elle a aussi un rôle accru à assumer en terme de sécurité préventive. C'est elle qui saura le mieux ressentir des indices à peine perceptibles pouvant se révéler être des signaux précurseurs. Il ne s'agira peut-être que de simples incidents de moindre importance, mais pourraient parfois aussi dégénérer. Physionomiste, toujours sur ses gardes, sans pourtant laisser percevoir les signes extérieurs de sa perspicacité, les hôtesses d'accueil sont désormais en charge d'une nouvelle mission, sans trop d'apparat, mais plus que jamais indispensable à la bonne marche des entreprises. Elles doivent connaître toutes les mesures de sécurité, les gestes qui sauvent dans des circonstances inattendues, et apprendre à réagir avec beaucoup de sensibilité dans les situations critiques.
(c) adi-presse - Claude Duval
