Les progiciels de gestion intégrés encore mal perçus dans les PME

Écrit par Pierre-Henri Badel Mardi, 10 Juin 2008 07:28

Les entreprises suisses qui ne s'y sont pas encore mises considèrent que les systèmes de gestion intégrés présentent des coûts trop élevés. Et c'est ce qui les freinent à faire le pas vers des progiciels informatiques encore mal connus des dirigeants.

C'est probablement la raison pour laquelle seules 17 à 19% des PME et PMI helvétiques utilisent une telle solution, proportion qui se vérifie indépendamment de la région du pays où elles sont établies. Les autres causes pour lesquelles celles-ci n'ont pas fait le pas vers de tels systèmes de gestion modernes ont trait à la méconnaissance des réels avantages qu'ils apportent et à la crainte de rencontrer des difficultés dans leur implémentation. C'est en tout cas ce qui ressort d'une étude réalisée dans le cadre de la Haute école de gestion de Genève*.

Plus d'adeptes parmi les entreprises dynamiques

Il s'avère que les PME et PMI qui exploitent de tels outils de gestion intégrés déploient principalement leurs activités dans le secteur secondaire et comptent des effectif, chiffre d'affaires et total de bilan supérieurs à la moyenne. Celles-ci, relève cette étude, reprochent aux ERP des défauts forts différents des critiques avancées par des entreprises n'ayant pas succombé à l'appel des éditeurs de ce type de logiciels.

Les ERP sont également plus souvent utilisées par des entreprises dont le chiffre d'affaires enregistre une progression.

Seules 7% des entreprises dont le chiffre d'affaires est en régression exploitent un progiciel de gestion intégré. Et 44% des entreprises qui en possèdent un font partie d'un groupe. On est donc en droit de se demander si cette affiliation à une entité a accéléré l'adoption de leur ERP ou si c'est justement à cause de cette association que l'entreprise a présenté un certain attrait pour le groupe qui l'a acquise. Un ERP permet en effet d'avoir une meilleure vision des activités et du potentiel d'une société.

Outil encore méconnu

Alors que des éditeurs tels qu'Abacus et Microsoft ont surtout obtenu l'adhésion d'entreprises suisses alémaniques, les PME et PMI romandes ont principalement été attirées par Oracle et d'autres éditeurs moins connus. La dichotomie formée par les deux régions linguistiques est moins forte pour ce qui est de l'éditeur SAP, bien présent des deux côtés de la Sarine.

Parmi les autres programmes moins souvent mentionnés, on peut citer AS400, Clipper, INERP, Jobdispo, Oxaion, Opacc et Pro Concept. Le fait que certaines entreprises évoquent des programmes qui ne possèdent pas toutes les caractéristiques d'un ERP (AS 4oo, Clipper) illustre bien la méconnaissance qui règne parmi les PME et PMI au sujet de leurs fonctions réelles.

Les PME et PMI helvétiques utilisent généralement quatre ou cinq modules sur la dizaine que compte un progiciel de gestion intégré. Plus de quatre entreprises sur cinq ont adopté un module spécialisé dans la gestion financière. Arrivent ensuite dans des proportions quasiment identiques (environ 55%) les achats, les ressources humaines et la gestion des stocks. Ce groupe de modules est suivi par la gestion des ventes et de la clientèle (52%) puis, nettement distancés, par la production (moins de 40%), la gestion de projets (20%) et les outils d'aide à la décision (18%).

Un degré de satisfaction élevé

De manière générale, les entreprises qui ont décidé d'opter pour un progiciel de gestion intégré l'on fait en vue de remplacer un applicatif devenu obsolète. Elles escomptent bénéficier ainsi d'une meilleure intégration des opérations de gestion, d'une amélioration de l'information et d'une diminution des coûts.

Ces entreprises avouent que les dépassements de budgets se sont révélés rares lors de l'implantation de leur ERP. Ils ont été nuls pour 41% d'entre elles et pour 36% inférieurs à 10%. Seules 4,5% des PME et PMI ont dû faire face à des surcoûts supérieurs à 20% des montants prévus initialement. Malgré cela, ces dernières se déclarent satisfaites de leur ERP et ne se plaignent pas de cet investissement supplémentaire.

Quant aux motifs de satisfaction liés à l'implantation d'un tel progiciel de gestion, l'amélioration de l'information est citée en premier (96%), suivis de la qualité du travail (95%), du gain de temps (74%) et de la diminution des coûts (48%).

Le revers de la médaille

Malgré le taux de satisfaction élevé des entreprises, leurs responsables relèvent qu'ils ont été confrontés à un certain nombre de difficultés dans le déploiement du progiciel. Il s'agit en premier lieu de problèmes liés à la complexité de l'outil, à la surcharge de travail engendrée, à la difficulté d'adapter la solution aux processus de l'entreprise, à la complexité de la reprise des données ainsi qu'aux problèmes informatiques. En queue de liste des principaux reproches, on trouve le non-respect des délais de mise en place de l'application et les problèmes rencontrés avec les consultants.

L'introduction d'un nouveau logiciel au sein d'une entreprise doit immanquablement faire face à un certain nombre de difficultés quant à son utilisation au jour le jour. Les ERP ne font pas exception. Ce qui a été le plus souvent relevé par les personnes interrogées concernait la résistance aux changements qui était particulièrement marquée dans les entreprises n'ayant impliqué qu'un nombre restreint de personnes dans le processus d'implantation de la nouvelle solution.

Se libérer du joug des consultants externes

La dépendance des entreprises par rapport aux consultants externes est également plus ou moins bien perçue par les utilisateurs d'un ERP. Cette étude révèle pourtant que les PME et PMI interrogées ont réussi à s'assurer un degré d'autonomie assez élevé, même si 13% d'entre elles déplorent encore une assez forte dépendance dans ce domaine.

L'assistance externe est ainsi estimée par les entreprises concernées à un consultant par collaborateur interne lors de la phase d'implémentation du progiciel. Le coût lié à cet appui reste pourtant assez limité puisque pour 57% des entreprises, il n'a pas dépassé 20% du coût total de l'implémentation de la nouvelle solution.

*www.hesge.ch/heg/crag/doc/pub_wp_ce_01122006.pdf